Weryfikacja postanowień statutu spółki akcyjnej

Pierwszym krokiem, o którym należy pamiętać przed przeprowadzeniem zdalnego walnego zgromadzenia jest weryfikacja statutu spółki pod kątem postanowień o braku możliwości przeprowadzenia go w sposób zdalny. Obecnie bowiem, każda spółka akcyjna, której statut tej możliwości wprost nie wyłącza, może przeprowadzić walne zgromadzenie także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Stosowanie odpowiednio przepisów do spółki komandytowo-akcyjnej

Nie ma przeszkód w stosowaniu do walnego zgromadzenia spółki komandytowo-akcyjnej przepisów o udziale w walnym zgromadzeniu spółki akcyjnej za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Wynika to bowiem z normy odsyłającej o stosowaniu odpowiednim przepisów spółki akcyjnej do spółki komandytowo-akcyjne, a trudno dopatrzyć istnienia takich elementów specyficznych spółki komandytowo-akcyjnej, które wykluczyłyby stosowanie przepisów o zdalnym zgromadzeniu w odniesieniu do tej spółki albo nakazywałby stosować określone ich modyfikacje.

Uchwalenie regulaminu zdalnych walnych zgromadzeń

Podstawą odbywania zdalnych walnych zgromadzeń akcjonariuszy spółki akcyjnej jest uprzednie ustalenie zasad przeprowadzania takich zgromadzeń w formie regulaminu, uchwalonego przez radę nadzorczą spółki.

Warto pamiętać, że regulamin określający szczegółowe zasady udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej może zostać przyjęty na posiedzeniu rady nadzorczej odbywającym się w formie zdalnej lub w trybie obiegowym.

Regulamin powinien określać warunki i sposób uczestnictwa w zdalnych walnych zgromadzeniach, a także obostrzenia niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy oraz zagwarantowania bezpieczeństwa komunikacji pomiędzy uczestnikami walnego w sposób umożliwiający akcjonariuszowi możliwość aktywnego udziału.

Zawiadomienie o zdalnym walnym zgromadzeniu

Podmiot uprawniony do zwołania walnego, a więc najczęściej zarząd spółki, decydując o możliwości zdalnego udziału w walnym zgromadzeniu, powinien wyraźnie poinformować w zawiadomieniu o możliwości udziału w obradach przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Zawiadomienie powinno również zawierać informacje o sposobie: (i) uczestnictwa w tym zgromadzeniu; (ii) wypowiadania się w jego trakcie; (iii) wykonywania na nim prawa głosu. Ustawodawca, w przeciwieństwie do uregulowania przyjętego w sp. z o.o., nie nałożył obowiązku poinformowania o sposobie wnoszenia sprzeciwu od uchwał podjętych podczas obrad, nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby zawiadomienie zawierało taką informację.

Miejsce odbywania walnych zgromadzeń

Należy mieć na uwadze, że wraz z wprowadzeniem możliwości udziału w obradach walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, nie zrezygnowano z ogólnej zasady odbywania walnych, zgodnie z którą każde walne zgromadzenie musi fizycznie odbywać się w siedzibie spółki lub w innym miejscu, zgodnie z postanowieniami statutu spółki, nie dopuszczając tym samym, aby obrady w całości odbyły się w tzw. cyberprzestrzeni. W konsekwencji, w miejscu odbywania walnego zgromadzenia, obligatoryjna jest obecność co najmniej przewodniczącego walnego zgromadzenia oraz notariusza, podczas gdy pozostali uczestnicy mogą przebywać w dowolnym miejscu. Projektowane zmiany dot. zdalnego udziału notariusza w takim walnym zgromadzeniu nie przeszły etapu legislacyjnego.

Obrady zdalnego walnego zgromadzenia

Udział w zdalnym walnym zgromadzeniu akcjonariuszy może być realizowany w sposób określony w regulaminie odbywania zdalnych walnych zgromadzeń i musi obejmować w szczególności: (i) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w walnym zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się wtoku obrad, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad tego walnego zgromadzenia; oraz (ii) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia akcjonariuszy.

Przekaz, oprócz możliwości wypowiadania się i głosowania, powinien również obejmować udostępnienie treści dokumentów okazywanych w czasie przeprowadzanego zdalnie walnego zgromadzenia, m.in.: projektów uchwał czy listy obecności. Kwestie techniczne, takie jak np. wybór oprogramowania, regulować powinien szczegółowo regulamin.

Transmisja w czasie rzeczywistym obraz zgromadzenia

Dotychczas transmisja obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym była fakultatywna - wynikała z rekomendacji zawartych w Dobrych Praktykach Spółek Notowanych na GPW.

Obowiązujące obecnie przepisy tę dobrowolność znoszą, zobowiązując spółki publiczne do zapewnienia transmisji obrad online. Poza tym obowiązkiem pozostają niepubliczne spółki akcyjne.

Głosowanie podczas zdalnego walnego zgromadzenia

Akcjonariusze uczestniczący w walnym zgromadzeniu zdalnie, głosują za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Przepisy jednak, w niektórych ustawowo określonych przypadkach, wymagają dla swojej ważności głosowania tajnego. W tej sytuacji akcjonariusze muszą mieć możliwość oddania głosu w sposób pozwalający na weryfikację ich tożsamości i możliwość tajnego, zaszyfrowanego oddania głosu. Może to rodzić pewne problemy, ponieważ na chwilę obecną nie ma na rynku wielu rozwiązań, zapewniających taką możliwość głosowania, a ustawodawca nie zdecydował się wyłączyć tajności głosowania w enumeratywnie wymienionych sprawach.

Protokół walnego zgromadzenia

Z każdego walnego zgromadzenia akcjonariuszy, także tego odbywanego za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, sporządzany jest przez notariusza pisemny protokół na zasadach ogólnych, przy czym akcjonariusze, którzy brali w nim udział osobiście, podpisują się na liście obecności, natomiast akcjonariusze uczestniczący w nim w sposób zdalny, wskazywani są jedynie na liście stanowiącej załącznik do protokołu. 

Niniejszy Legal Alert przygotowany został na podstawie ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2019, poz. 505) i został zawężony wyłącznie do analizy nowych przepisów KSH umożliwiających z mocy prawa wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej przy funkcjonowaniu organów „właścicielskich” istniejących obecnie w obrocie prawnym spółek kapitałowych, a więc do walnego zgromadzenia akcjonariuszy spółki akcyjnej, tym samym nie odnosi się on do rad nadzorczych oraz do zarządów tych spółek. Z opracowania wyłączono także postanowienia przepisów 4065 § 5–7 KSH, które na dzień przygotowania niniejszego alertu nie weszły jeszcze w życie, a także pominięto kwestię walnego zgromadzenia prostej spółki akcyjnej, bowiem nie zmienił się stan prawny dotyczący możliwości powoływania tego typu spółek.

Zapraszamy do kontaktu:

Krzysztof Łyszyk
klyszyk@lww.pl

Kamil Lewiński
klewinski@lww.pl