Weryfikacja postanowień umowy spółki/aktu założycielskiego

Pierwszym krokiem, o którym należy pamiętać przed przeprowadzeniem zdalnego zgromadzenia wspólników jest weryfikacja umowy spółki/aktu założycielskiego pod kątem postanowień o braku możliwości przeprowadzenia zgromadzenia w sposób zdalny. Obecnie bowiem, każda sp. z o.o., której umowa /akt założycielski tej możliwości wprost nie wyłącza, może przeprowadzić zgromadzenie także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Uchwalenie regulaminu zdalnych zgromadzeń wspólników

Podstawą odbywania zdalnych zgromadzeń wspólników spółki z o.o. jest uprzednie ustalenie zasad przeprowadzania takich zgromadzeń w formie regulaminu uchwalonego przez radę nadzorczą spółki lub w przypadku jej braku, przez wspólników spółki.

Warto pamiętać, że regulamin określający szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej może zostać przyjęty na posiedzeniu rady nadzorczej odbywającym się w formie zdalnej lub w trybie obiegowym, a w spółce z o.o. nieposiadającej rady nadzorczej, może zostać przyjęty uchwałą wspólników podjętą bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów na zgromadzeniu wspólników wyrażą na piśmie zgodę na treść regulaminu.

Regulamin powinien określać warunki i sposób uczestnictwa w zdalnych zgromadzeniach, a także obostrzenia niezbędne do identyfikacji wspólników oraz zagwarantowania bezpieczeństwa komunikacji pomiędzy uczestnikami zgromadzenia w sposób umożliwiający wspólnikowi możliwość aktywnego udziału w zdalnym zgromadzeniu.

Zawiadomienie o zdalnym zgromadzeniu

Podmiot uprawniony do zwołania zgromadzenia, a więc najczęściej zarząd spółki, decydując o możliwości zdalnego udziału w zgromadzeniu, powinien wyraźnie poinformować w zawiadomieniu o możliwości udziału w obradach zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Zawiadomienie powinno również zawierać informacje o sposobie: (i) uczestnictwa w tym zgromadzeniu; (ii) wypowiadania się w jego trakcie; (iii) wykonywania na nim prawa głosu; (iv) wniesienia sprzeciwu do uchwały podjętej na zgromadzeniu zdalnym.

Miejsce odbywania zgromadzeń

Należy mieć na uwadze, że wraz z wprowadzeniem możliwości udziału w obradach zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, nie zrezygnowano zogólnej zasady odbywania zgromadzeń, zgodnie z którą każde zgromadzenie wspólników musi fizycznie odbywać się w siedzibie spółki lub w innym miejscu, zgodnie z postanowieniami umowy spółki /aktu założycielskiego, nie dopuszczając tym samym, aby zgromadzenie odbyło się w tzw. cyberprzestrzeni.

W konsekwencji, w miejscu odbywania zgromadzenia, obligatoryjna jest obecność co najmniej przewodniczącego zgromadzenia, protokolanta oraz w przypadku konieczności zmiany postanowień umowy spółki, także notariusza, podczas gdy pozostali uczestnicy zgromadzenia mogą przebywać w dowolnym miejscu. Projektowane zmiany dot. zdalnego udziału notariusza w takim zgromadzeniu nie przeszły etapu legislacyjnego.

Obrady zdalnego zgromadzenia wspólników

Udział w zdalnym zgromadzeniu wspólników może być realizowany w sposób określony w regulaminie odbywania zdalnych zgromadzeń, musi on obejmować w szczególności: (i) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad tego zgromadzenia; oraz (ii) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Przekaz, oprócz możliwości wypowiadania się i głosowania, powinien również obejmować udostępnienie treści dokumentów okazywanych w czasie przeprowadzanego zdalnie zgromadzenia, m.in.: projektów uchwał czy listy obecności. Kwestie techniczne, takie jak np. wybór oprogramowania, regulować powinien szczegółowo regulamin.

Ustawodawca, w przeciwieństwie do regulacji dot. spółek publicznych, nie nałożył na sp. z o.o. obowiązku transmitowania obrad zdalnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym. Obecna regulacja nie wyklucza jednak możliwości przeprowadzenia takiej transmisji, a nawet tworzy bardziej dogodny reżim prawny, gdyż wspomniana transmisja nie musi mieć wówczas swej podstawy w umowie/ akcie założycielskim spółki, zaś wystarczający będzie w tej materii wskazany wyżej regulamin.

Głosowanie podczas zdalnego zgromadzenia

Wspólnicy uczestniczący w zgromadzeniu zdalnie, głosują za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Przepisy w niektórych przypadkach, jak np. wgłosowaniu nad udzieleniem absolutorium lub powołaniem/odwołaniem członka zarządu, wymagają głosowania tajnego. W tej sytuacji wspólnicy muszą mieć możliwość oddania głosu w sposób pozwalający na weryfikację ich tożsamości i możliwość tajnego, zaszyfrowanego oddania głosu. Może to rodzić pewne problemy, ponieważ na chwilę obecną nie ma na rynku wielu rozwiązań, zapewniających taką możliwość głosowania, a ustawodawca nie zdecydował się wyłączyć tajności głosowania w enumeratywnie wymienionych sprawach.

Protokół ze zgromadzenia

Z każdego zgromadzenia wspólników, także tego odbywanego za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, sporządzany jest pisemny protokół na zasadach ogólnych, przy czym wspólnicy, którzy brali w nim udział osobiście, podpisują się na liście obecności, natomiast wspólnicy uczestniczący w nim w sposób zdalny, wskazywani są jedynie na liście stanowiącej załącznik do protokołu.

Niniejszy Legal Alert przygotowany został na podstawie ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2019, poz. 505) i został zawężony wyłącznie do analizy nowych przepisów Kodeksu spółek handlowych umożliwiających z mocy prawa wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej przy funkcjonowaniu organów „właścicielskich” istniejących obecnie w obrocie prawnym spółek kapitałowych, a więc do zgromadzenia wspólników spółki z o.o., tym samym nie odnosi się on do rad nadzorczych oraz do zarządów tych spółek.

Zapraszamy do kontaktu:

Krzysztof Łyszyk
klyszyk@lww.pl

Kamil Lewiński
klewinski@lww.pl